Een vaste reiskostenvergoeding is handig. Je medewerker weet iedere maand waar hij aan toe is en jij hoeft niet steeds opnieuw te rekenen. Maar wat als iemand een paar dagen thuiswerkt of vier dagen naar kantoor komt? Dan krijg je te maken met de 128-dagenregeling.
Met deze regeling kun je onder voorwaarden een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding berekenen. We laten met drie voorbeelden zien hoe het werkt.
Kort samengevat
- De 128-dagenregeling maakt een vaste vergoeding mogelijk.
- In 2026: maximaal € 0,25 per kilometer onbelast.
- Thuiswerkvergoeding: maximaal € 2,45 per dag.
- Bij minder vaste kantoor- of thuiswerkdagen reken je naar verhouding.
Wat is de 128-dagenregeling?
Reist een medewerker op minstens 128 dagen in een kalenderjaar naar een vaste werkplek, bij een gebruikelijke vijfdaagse werkweek? Dan mag je de vaste onbelaste reiskostenvergoeding berekenen op basis van maximaal 214 werkdagen per jaar. Voor vaste thuiswerkvergoedingen geldt een vergelijkbare regeling.
Werkt iemand structureel minder dan vijf dagen per week op kantoor of thuis? Dan pas je de 128 en 214 dagen naar verhouding aan. Bij bijzondere omstandigheden of veranderingen tijdens het jaar moet je de voorwaarden opnieuw beoordelen.
Welke vergoedingen gelden in 2026?
| Vergoeding in 2026 | Maximaal onbelast |
|---|---|
| Reiskosten | € 0,25 per kilometer |
| Thuiswerken | € 2,45 per thuiswerkdag |
De fiscale verhoging van de kilometervergoeding geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
Dat zijn fiscale maximumbedragen. Of je als werkgever verplicht bent een vergoeding te betalen, hangt af van de cao, arbeidsovereenkomst of andere afspraken.
Voorbeeld 1: vier dagen per week naar kantoor
Een medewerker reist vier dagen per week naar kantoor. De afstand is 20 kilometer enkele reis: 40 kilometer heen en terug.
| Onderdeel | Berekening / uitkomst |
|---|---|
| Reisdagen | 214 × 4/5 = 171,2 |
| 128-dagengrens | 128 × 4/5 = 102,4 |
| Reisafstand per dag | 40 km (retour) |
| Per jaar | € 1.712 |
| Per maand | € 142,67 |
Gebruik dus niet standaard alle 214 dagen als iemand structureel vier in plaats van vijf dagen reist.
Voorbeeld 2: twee dagen thuiswerken
Een medewerker werkt vijf dagen per week, waarvan twee dagen thuis.
| Onderdeel | Berekening / uitkomst |
|---|---|
| Thuiswerkdagen | 214 × 2/5 = 85,6 |
| 128-dagengrens | 128 × 2/5 = 51,2 |
| Per jaar | € 209,72 |
| Per maand | € 17,48 |
Voorbeeld 3: vier dagen kantoor en één dag thuis
Een medewerker werkt vier dagen op kantoor en één dag thuis. De afstand naar kantoor is 30 kilometer enkele reis.
| Onderdeel | Per jaar |
|---|---|
| Reiskosten (4 dagen kantoor) | € 2.568 |
| Thuiswerken (1 dag) | € 104,86 |
| Totaal per jaar | € 2.672,86 |
| Gemiddeld per maand | € 222,74 |
Deze bedragen gelden als aan de voorwaarden van beide regelingen is voldaan.
Mag je op dezelfde dag twee vergoedingen geven?
Voor dezelfde dag mag je niet én de gerichte vrijstelling voor woon-werkverkeer én de onbelaste thuiswerkvergoeding gebruiken. Werkt iemand ’s ochtends thuis en ’s middags op kantoor, dan moet je voor die dag kiezen. Voor andere zakelijke reizen kunnen andere regels gelden.
Drie tips voor werkgevers
- Leg vaste werkafspraken vast. Noteer hoeveel dagen iemand normaal gesproken op kantoor en thuis werkt.
- Bereken naar verhouding. Gebruik de aangepaste aantallen bij deeltijdwerk of hybride werken.
- Controleer veranderingen. Een ander rooster, een verhuizing of een andere reisafstand kan de vaste vergoeding beïnvloeden.
Voorkom onnodige administratie
De 128-dagenregeling bespaart administratie, maar vraagt wel om een juiste berekening. Wil je weten of de vergoedingen binnen jouw organisatie goed zijn geregeld? Penosa denkt graag met je mee.
Groet,
Sheila
Penosa