Als werkgever wil je je medewerkers een eerlijke en duidelijke vergoeding bieden voor hun reiskosten en thuiswerkkosten. In onze vorige blog hebben we de belangrijkste aandachtspunten rondom de reiskostenvergoeding in 2025 besproken. Een belangrijk onderdeel van de daarin genoemde vaste vergoeding is de 128-dagenregeling. Maar hoe werkt deze regeling precies? We leggen het uit aan de hand van verschillende scenario’s.
Wat is de 128-dagenregeling?
De 128-dagenregeling is een wettelijke regeling waar je rekening moet houden als je werkt met een vaste vergoeding voor reiskosten en/of thuiswerkdagen. Als een medewerker minstens 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist of thuiswerkt, mag je uitgaan van een vergoeding op basis van 214 dagen per jaar. Zoals je in onze vorige blog kon lezen, telt een locatie telt als vaste werkplek als deze medewerker die plek meer dan 40 keer per kalenderjaar bezoekt.
Het voordeel van deze regeling is dat je medewerker geen administratie hoeft bij te houden en jij niet hoeft te corrigeren als de medewerker incidenteel niet reist of thuiswerkt.
Let op: deze berekening is gebaseerd op een fulltime dienstverband en een werkweek van vijf dagen. Als een medewerker parttime werkt, moet je de berekening hierop aanpassen.
Rekenvoorbeeld 1: reiskostenvergoeding
Een medewerker reist vier dagen per week naar kantoor. Dit betekent dat hij op jaarbasis ongeveer 160 dagen naar kantoor gaat. Omdat dit meer is dan 128 dagen, mag je uitgaan van een vaste reiskostenvergoeding gebaseerd op 214 dagen per jaar.
Voorbeeldberekening:
- Afstand woon-werkverkeer: 20 km enkele reis
- Vergoeding per km: €0,23 (2025-tarief)
- 214 dagen x 40 km x €0,23 = € 1.968,40 per jaar
Dit neer op een vergoeding van € 164,03 per maand. Dit bedrag mag je uitkeren zonder dat de medewerker per dag hoeft bij te houden of hij daadwerkelijk gereisd heeft.
Rekenvoorbeeld 2: thuiswerkvergoeding
Een andere medewerker werkt vijf dagen, waarvan twee dagen vanuit huis. Deze medewerker mag je een vaste thuiswerkvergoeding geven. Van deze vergoeding kunnen je medewerkers de extra kosten betalen die het thuiswerken met zich meebrengt. Bijvoorbeeld voor koffie, thee en elektriciteit. Als werkgever hoef je geen loonheffingen te betalen over deze thuiswerkvergoeding.
Voorbeeldberekening:
- Om in aanmerking te komen voor de 128-dagenregeling, moet deze medewerker minimaal 52 dagen (2/5 x 128) thuiswerken.
- Thuiswerkvergoeding per dag: € 2,40 (2025-tarief)
- 214 dagen x (2/5) x € 2,40 = € 205,44 per jaar
Dit komt neer op een thuiswerkvergoeding van € 17,12 per maand.
Rekenvoorbeeld 3: een combinatie
Weer een andere medewerker werkt vier dagen per week op kantoor en één dag thuis. Hij voldoet in beide gevallen aan de voorwaarden van de 128-dagenregeling. Hij woont 30 kilometer van kantoor.
Voorbeeldberekening:
- Reiskostenvergoeding: 214 dagen x 30 km x € 0,23 = € 1.476,60 per jaar
- Thuiswerkvergoeding: 214 dagen x (1/5) x €2,40 = € 102,72 per jaar
- Totaal: € 1.579,32 per jaar; € 131,61 per maand.
Let goed op: voor de dagen waarop je je medewerker een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaalt, mag je niet ook nog een thuiswerkvergoeding geven. Leg de afspraken over het aantal thuiswerkdagen dus goed vast en bereken op basis van die afspraken welke vergoeding de medewerker krijgt. Als de medewerker dan incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor werkt of andersom, hoef je niets aan te passen. Dat moet wél bij een structurele wijziging in de gemaakte afspraken.
Conclusie
De 128-dagenregeling biedt een praktische oplossing voor het berekenen van reiskosten- en thuiswerkvergoedingen, zonder dat je per dag hoeft bij te houden waar je personeel werkt. Door deze regeling slim in te zetten, bied je een eerlijke en voorspelbare vergoeding en verminder je administratieve rompslomp. Wil je weten hoe je de 128-dagenregeling optimaal toepast in jouw organisatie? Of ben je benieuwd hoe wij je salarisadministratie kunnen automatiseren? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!
Groet,
Sheila