Als ondernemer is het belangrijk om de groei van je bedrijf goed te managen. Daarbij is de kans groot dat je op enig moment personeel gaat aannemen om aan de vraag te kunnen blijven voldoen. Het aannemen van personeel brengt echter ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, zoals de salarisadministratie. Voor veel ondernemers is dit werk complex en tijdrovend. In dit artikel helpen we je op weg.
Wat is salarisadministratie?
De salarisadministratie (of loonadministratie) is het proces van het betalen van je werknemers en het inhouden van het juiste bedrag aan loonheffingen. Het is een cruciaal onderdeel van het runnen van een bedrijf met personeel, omdat je ervoor moet zorgen dat je werknemers op tijd en correct worden betaald.
Naast het uitbetalen van het salaris en het inhouden van loonheffingen zijn er ook andere taken die bij de salarisadministratie horen. Zo moet je ook rekening houden met eventuele pensioenregelingen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook moet je verschillende gegevens en documenten bijhouden.
Welke werkzaamheden komen daarbij kijken?
De salarisadministratie omvat verschillende werkzaamheden die nauwkeurig moeten worden uitgevoerd om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en om ervoor te zorgen dat je werknemers correct worden betaald. Enkele van de belangrijkste taken binnen de salarisadministratie zijn:
- Salarisberekening: het berekenen van het (bruto en netto) salaris van je werknemers op basis van hun arbeidscontract, gewerkte uren en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Afdracht loonheffingen: het berekenen en afdragen van belastingen en sociale premies die op het salaris moeten worden ingehouden.
- Pensioenregeling: het bijhouden en administreren van de pensioenregeling voor je werknemers, inclusief het afdragen van eventuele pensioenpremies.
- Verwerken van declaraties: het verwerken en uitbetalen van onkostendeclaraties van je werknemers.
- Loonstroken en jaaropgaven: het opstellen en verstrekken van loonstroken aan je werknemers, evenals jaaropgaven voor belastingdoeleinden.
- Verlofregistratie: het bijhouden van de verlofaanvragen en -registratie voor je werknemers.
- Verzuimregistratie: het bijhouden van de verzuimdagen van je werknemers.
- Administratie van personeelsgegevens: het bijhouden van de basisgegevens van je werknemers, zoals hun naam, adres, BSN, het afgesproken maandsalaris en de afgesproken vakantiedagen.
Het kan veel tijd en expertise vergen om de salarisadministratie correct uit te voeren, vooral als je bedrijf groeit en het aantal werknemers toeneemt.
De salarisadministratie automatiseren?
Gelukkig is er tegenwoordig geavanceerde software beschikbaar die je helpt bij het automatiseren van de salarisadministratie. Deze programma's kunnen taken zoals salarisberekening, belastingafdracht en pensioenadministratie vereenvoudigen en versnellen.
Door gebruik te maken van deze software kun je menselijke fouten verminderen en tijd besparen. Daarnaast bieden deze systemen vaak ook rapportagemogelijkheden, waardoor je inzicht krijgt in de kosten van personeel en andere relevante informatie.
De salarisadministratie uitbesteden?
Nu kun je de salarisadministratie zelf doen, eventueel met behulp van goede software. Maar je kunt er ook voor kiezen om deze tijdrovende klus uit te besteden aan een specialist. Het grote voordeel daarvan is dat een specialist veel kennis en expertise heeft. Daardoor verlopen de werkzaamheden niet alleen sneller en efficiënter, maar weet je ook zeker dat jouw bedrijf aan alle wet- en regelgeving voldoet.
Laat Penosa je helpen!
Wil jij je liever bezighouden met je core business? Of wil je meer grip krijgen op de salaris- en personeelsadministratie? Laat Penosa je dan helpen. Ons HR Service Center neemt de volledige salarisverwerking en alles wat bij personeel komt kijken graag uit handen. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op.
groet,
Sheila