Als je bedrijf groeit, is het belangrijk om die groei goed te managen. Dat begint misschien wel bij je HR-processen. Om te zorgen dat je al je energie kunt besteden aan de groei van je bedrijf, is het goed om die processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Stoeien jullie bijvoorbeeld nog met papieren bonnetjes en declaraties? Dan valt daar nog (flink) wat winst te behalen. Hoe? Door digitaal te declareren! In dit artikel vertellen we je er meer over.
Welke onkosten kunnen medewerkers declareren?
Hoe meer medewerkers, hoe vaker het voorkomt dat zij extra kosten moeten maken. Maar waar moet je dan aan denken? We hebben de meest voorkomende declaraties voor je op een rij gezet:
- Reiskosten: (extra) gereden kilometers, een kaartje voor het OV of parkeerkosten.
- Consumpties en maaltijden: een kopje koffie onderweg of een zakelijke lunch of diner.
- Overuren: extra uren boven de afgesproken arbeidsomvang, die niet worden gecompenseerd met tijd voor tijd.
- Studiekosten: kosten voor vakliteratuur, opleidingen, cursussen, events of congressen die door jou worden betaald.
- Zakenreis: kosten voor een hotelovernachting en de (vlieg- of trein)reis
- Overig: representatiekosten en vergoedingen voor telefonie, internet en kantoorartikelen.
5 voordelen van digitaal declareren
Declareren jullie nog op papier of via de mail? Dan geeft dat vast het nodige gedoe. Want dat is tijdrovend en foutgevoelig. En het gebeurt vast ook wel eens dat jullie een bonnetje kwijtraken. Als je digitaal gaat declareren is dat verleden tijd. Wat zijn nu precies de belangrijkste voordelen van digitaal declareren?
1. Het bespaart (iedereen) tijd
Het handmatig invullen en verwerken van papieren declaratieformulieren kost veel tijd, zowel voor de medewerkers die ze moeten invullen als voor degene die ze moet verwerken. Als je overstapt op digitaal declareren kunnen medewerkers hun onkosten eenvoudig en snel invoeren via een online platform of mobiele app.
2. Het is minder foutgevoelig
Als je medewerkers niet steeds alles hoeven overtypen is de kans op fouten (verkeerd bedrag of een verkeerd rekeningnummer) ook veel kleiner!
3. Het bespaart geld
Omdat het handmatig invullen en verwerken van papieren declaratieformulieren zoveel tijd kost, kost dit je ook geld. Wist je dat uit onderzoek blijkt dat de werkelijke kosten voor het afhandelen van declaraties met maar liefst 65-75% kunnen dalen als je overstapt op digitaal declareren?
4. Je medewerkers krijgen sneller hun geld terug
Het traditionele proces van papieren declaraties vereist vaak een handmatige goedkeuring, soms zelfs door meerdere personen. Dit leidt tot inefficiëntie en vertragingen. Als je digitaal gaat declareren worden goedkeuringsworkflows geautomatiseerd. Degene die de goedkeuring moet geven ontvangt dan automatisch een melding. En het totaalbedrag van de declaraties wordt automatisch uitbetaald bij de eerstvolgende salarisbetaling. Daardoor krijgen je medewerkers dus sneller hun geld terug. Zij blij, jij blij!
5. Je bent nooit meer iets kwijt!
Papieren bonnetjes in een portemonnee, een stapel parkeerkaartjes in de auto. En stapeltjes papieren die door nietjes of paperclips bij elkaar worden gehouden. Die kunnen allemaal kwijtraken. Als je overstapt op digitaal declareren maken je medewerkers eenvoudigweg een foto van het bonnetje, waarna het in het systeem staat. En je het dus nooit meer kwijt kunt raken.
Ook digitaal declareren? Laat Penosa je helpen!
Hebben we je overtuigd? Neem dan eens contact met ons op. Met onze slimme software kunnen medewerkers hun bonnetjes namelijk direct uploaden in een app. Vervolgens komt de declaratie automatisch bij de juiste persoon terecht. En goedgekeurde declaraties? Die worden automatisch verrekend op de eerstvolgende loonstrook.
Meer weten? Ons HR Service Center staat klaar om je vragen te beantwoorden.
groet,
Sheila