Vergoed jij de reiskosten van je medewerkers? Dan is het goed om even stil te staan bij een recente wijziging. Het kabinet heeft besloten om de maximale onbelaste kilometervergoeding te verhogen van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Deze verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
Dat klinkt misschien als een kleine aanpassing. Toch kan het gevolgen hebben voor je arbeidsvoorwaarden, cao-afspraken, salarisadministratie en communicatie richting medewerkers. Zeker als je nu al een vaste reiskostenvergoeding betaalt of werkt met een cafetariaregeling.
In deze blog leggen we uit waar de wijziging vandaan komt, wat deze inhoudt en hoe je dit als werkgever praktisch kunt regelen.
WAAR KOMT DE WIJZIGING VANDAAN?
De verhoging van de onbelaste kilometervergoeding is onderdeel van een breder pakket aan fiscale maatregelen. Het kabinet wil hiermee de koopkracht van huishoudens ondersteunen en een deel van de hogere vervoerskosten compenseren. In het beleidsbesluit staat dat de verhoging bedoeld is als ondersteuning bij gestegen kosten, waaronder brandstofkosten.
Belangrijk om te weten: het gaat om fiscale ruimte. Dat betekent dat je als werkgever maximaal € 0,25 per kilometer onbelast mág vergoeden. Het betekent niet automatisch dat iedere werknemer ook recht heeft op € 0,25 per kilometer. Daarvoor moet je kijken naar de cao, arbeidsovereenkomst, personeelsregeling of bestaande afspraken binnen je bedrijf.
WAT VERANDERT ER PRECIES?
De maximale onbelaste kilometervergoeding gaat van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Dat geldt voor vervoer in het kader van het werk, dus ook voor woon-werkverkeer. De regeling geldt voor verschillende vormen van vervoer, zoals auto, fiets, motor, openbaar vervoer of lopen. De wet werkt namelijk met één vast bedrag per kilometer.
De verhoging werkt terug tot 1 januari 2026. Heb je vanaf die datum € 0,23 per kilometer vergoed, dan mag je de extra € 0,02 per kilometer alsnog onbelast uitbetalen bij een volgende loonbetaling. Heb je al meer dan € 0,23 betaald en het meerdere als belast loon behandeld, dan kun je onder voorwaarden correcties verwerken in de loonaangifte.
Voor ondernemers betekent dit vooral dat je moet bepalen wat je met de extra fiscale ruimte doet. Ga je de vergoeding daadwerkelijk verhogen? Betaal je met terugwerkende kracht bij? Of laat je de bestaande vergoeding staan omdat jouw cao of arbeidsvoorwaarden dat bepalen?
BEDRIJVEN MET CAO: EERST DE CAO CONTROLEREN
Valt jouw bedrijf onder een cao? Dan is de cao het eerste vertrekpunt. In veel cao’s staat namelijk precies welke reiskostenvergoeding je moet betalen. Soms staat daar een vast bedrag per kilometer in. Soms wordt verwezen naar de fiscale maximale vergoeding. En soms gelden er aanvullende voorwaarden, zoals een maximumafstand of een minimumaantal kilometers.
Als jouw cao bijvoorbeeld zegt dat medewerkers recht hebben op “de fiscaal maximaal toegestane kilometervergoeding”, dan kan de verhoging betekenen dat je de vergoeding moet aanpassen naar € 0,25. Staat er in de cao juist een vast bedrag, bijvoorbeeld € 0,21 of € 0,23 per kilometer, dan hoeft de verhoging niet automatisch te betekenen dat je meer moet betalen.
Let daarbij ook op afspraken over terugwerkende kracht. De fiscale ruimte geldt vanaf 1 januari 2026, maar de vraag of je verplicht bent om met terugwerkende kracht bij te betalen, hangt af van de cao-tekst en de gemaakte afspraken.
BEDRIJVEN ZONDER CAO: KIJK NAAR JE EIGEN AFSPRAKEN
Heb je geen cao? Dan kijk je naar de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of de arbeidsvoorwaardenregeling. Ook hier maakt de formulering veel uit.
Staat er dat je “€ 0,23 per kilometer” vergoedt? Dan is dat de afspraak. Je mag verhogen naar € 0,25, maar dat hoeft niet automatisch. Staat er dat je “de maximaal fiscaal vrijgestelde kilometervergoeding” betaalt? Dan ligt het voor de hand om de vergoeding aan te passen naar het nieuwe fiscale maximum.
Heb je niets vastgelegd, maar betaal je in de praktijk wel een reiskostenvergoeding? Dan is het verstandig om dit meteen goed te regelen. Juist bij dit soort wijzigingen merk je hoe belangrijk heldere afspraken zijn. Zo voorkom je discussie achteraf en weet je salarisadministratie precies wat er moet gebeuren.
WAT MOET DE WIJZIGING OPLEVEREN?
Voor medewerkers betekent de verhoging dat zij netto meer kunnen overhouden aan hun reiskostenvergoeding. Het gaat om € 0,02 extra per kilometer. Dat lijkt weinig, maar bij medewerkers die veel reizen kan dit op jaarbasis toch merkbaar zijn.
Voor werkgevers biedt de wijziging ruimte om medewerkers tegemoet te komen zonder dat daar loonheffingen over verschuldigd zijn, zolang je binnen het maximum blijft. Tegelijk vraagt het wel om een bewuste keuze. Want verhogen betekent meestal ook hogere werkgeverskosten.
Daarom is het verstandig om niet alleen naar de fiscale mogelijkheid te kijken, maar ook naar je totale arbeidsvoorwaardenbeleid. Past een verhoging bij jouw bedrijf? Wat doen vergelijkbare werkgevers in jouw sector? En wat betekent dit voor je loonkosten?
STAPPENPLAN VOOR WERKGEVERS
Wil je dit goed regelen binnen je bedrijf? Doorloop dan deze stappen.
1. Controleer welke regeling voor jouw bedrijf geldt
Val je onder een cao, pak dan eerst de cao erbij. Kijk of daarin een vast bedrag staat of een verwijzing naar de fiscaal maximale vergoeding. Heb je geen cao, controleer dan de arbeidsovereenkomsten, het personeelshandboek en eventuele interne regelingen.
2. Bepaal of je gaat verhogen
Maak bewust de keuze of je de vergoeding verhoogt naar € 0,25 per kilometer. Kijk daarbij naar verplichtingen, kosten en wat je als werkgever redelijk vindt. Vergeet niet dat fiscale ruimte geen automatische betalingsverplichting is.
3. Beoordeel of terugwerkende kracht nodig is
De fiscale verhoging geldt vanaf 1 januari 2026. Bepaal of je over eerdere maanden wilt of moet nabetalen. Dit hangt af van je cao, interne afspraken en de manier waarop je de vergoeding hebt geformuleerd.
4. Bereken de gevolgen voor je loonkosten
Breng in kaart hoeveel kilometers je medewerkers declareren of hoeveel vaste reiskostenvergoeding je betaalt. Bij vaste vergoedingen moet je ook controleren of de uitgangspunten nog kloppen, zoals werkdagen, reisafstand en thuiswerkafspraken.
5. Stem af met de salarisadministratie
Geef duidelijk door per wanneer de wijziging ingaat, voor welke medewerkers deze geldt en of er een nabetaling moet plaatsvinden. Heb je eerder een deel belast verwerkt, dan moet mogelijk worden gekeken naar correcties in de loonaangifte. De Belastingdienst geeft daarvoor verschillende situaties aan, afhankelijk van hoe je de vergoeding eerder hebt verwerkt.
6. Leg de afspraken schriftelijk vast
Pas waar nodig je personeelshandboek, arbeidsvoorwaardenregeling of modelarbeidsovereenkomst aan. Gebruik duidelijke taal. Bijvoorbeeld: “De werkgever vergoedt € 0,25 per kilometer voor woon-werkverkeer, voor zover dit fiscaal onbelast mogelijk is.”
7. Informeer je medewerkers
Vertel kort wat er verandert, voor wie de wijziging geldt en wanneer medewerkers dit terugzien op hun loonstrook. Zeker als je niet verhoogt, is uitleg belangrijk. Dan voorkom je dat medewerkers denken dat zij automatisch recht hebben op het nieuwe bedrag.
HULP NODIG BIJ HET INREGELEN?
De verhoging van de kilometervergoeding lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Toch zit de praktijk vaak in de details: cao-afspraken, vaste vergoedingen, terugwerkende kracht, thuiswerkdagen en de verwerking in de salarisadministratie.
Wil je zeker weten dat jouw regeling klopt? Of wil je je arbeidsvoorwaarden meteen goed vastleggen? Neem gerust contact met ons op. Wij kijken met je mee en helpen je om dit praktisch en duidelijk in te regelen.
Groet,
Sheila
Penosa
