Je onderneming is aan het groeien. Je krijgt er medewerkers bij. Die gaan vaker op pad: op bezoek bij (potentiële) klanten of naar projecten. Op een dag komt een van je medewerkers bij je met de vraag of je misschien een auto van de zaak ter beschikking zou willen stellen. Waar moet je dan op letten?
Wanneer is er sprake van een auto van de zaak?
Er is sprake van een auto van de zaak als je als werkgever een auto ter beschikking stelt aan je medewerker. Dit betekent dat jij de aanschaf en gebruikskosten van de auto voor je rekening neemt, zelf of via een leasemaatschappij, en dat je medewerker de auto kan gebruiken.
Bijtelling
Mag je medewerker de auto gebruiken wanneer hij maar wil? Niet alleen zakelijk, maar ook privé? Dan ziet de Belastingdienst dit als een een vorm van loon in natura en moet je medewerker daar belasting over betalen, de bijtelling. Hiervoor wordt jaarlijks een percentage van de catalaguswaarde van de auto bij het belastbaar loon opgeteld. Voor auto’s met een verbrandingsmotor is dit 22%.
Als werkgever moet je hierover loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet inhouden en afdragen. Een ter beschikking gestelde auto van de zaak is wordt namelijk ook gezien als loon voor de premies werknemersverzekeringen.
Korting op de bijtelling voor elektrische auto’s
Voor elektrische auto’s (en auto’s die op waterstof rijden) geldt op dit moment nog een korting op de bijtelling. Voor een nieuwe elektrische auto betaalt je medewerker tot een bedrag van 30.000 euro maar 16% bijtelling. Over het bedrag daarboven geldt 22% bijtelling.
Zakelijk gebruik
Gebruikt je medewerker de auto alleen zakelijk? Dan hoeft hij geen bijtelling te betalen. Wel moet hij dan verplicht een rittenregistratie bijhouden, waarmee hij kan aantonen jaarlijks niet meer dan 500 privékilometers te rijden. In die registratie moet je medewerker – naast basisgegevens als merk, type en kenteken – van elke rit de volgende gegevens bijhouden:
- de datum
- de begin- en eindkilometerstand
- het adres van vertrek en van aankomst
- de route als de medwerker niet de meest gebruikelijke route heeft gereden
- het karakter van de rit: privé of zakelijk
- de privékilometers bij een rit met een gemengd karakter
Vinden jullie dit nu te veel gedoe? Dan kan je er ook voor kiezen een schriftelijke ‘Verklaring geen privégebruik’ op te maken. Je werknemer heeft dan geen bijtelling en jij bent niet meer aansprakelijk voor boetes bij een eventuele overschrijding van de 500-kilometergrens. Je moet dan wel het privégebruik af en toe (steekproefsgewijs) controleren en de bevindingen administreren.
Lees ook: Fiets van de zaak, 4 opties
Gebruiksovereenkomst
Als je een auto van de zaak ter beschikking stelt, is het goed om een gebruiksovereenkomst af te sluiten. Daarin neem je de afspraken op over het privégebruik, net als regels voor het gebruik van de auto. Mogen andere collega’s bijvoorbeeld ook gebruikmaken van de auto? En voor wiens rekening komen de bijkomende kosten, bijvoorbeeld voor brandstof, onderhoud en parkeer- en verkeersboetes?
Parkeer- en verkeersboetes
Bij de meeste werkgevers komen eventuele parkeer- en verkeersboetes in principe voor rekening van hun werknemers. Als werkgever mag je deze boetes verrekenen met het salaris. Maar let op: verreken je meerdere boetes in één keer? Dan mag het loon van je medewerker niet onder het minimumloon óf onder de beslagvrije voet uitkomen.
Vragen?
Heb je hier vragen over? Heb je behoefte aan voorbeelddocumenten? Of kan je hulp gebruiken bij het vormgeven van je mobiliteitsbeleid? We rijden graag een keer bij je langs om je hier meer over te vertellen! Neem dus gerust contact met ons op.
groet,
Sheila