Het nieuwe jaar is al weer even onderweg en veel ondernemers starten met de eerste functioneringsgesprekken. Het zijn belangrijke gesprekken waar zowel werkgever als werknemer elkaar feedback kunnen geven. Bereid dit gesprek dan ook goed voor. Wij geven je alvast een overzicht van de 6 valkuilen die er zijn bij het voeren van een functioneringsgesprek.
1. Slechte voorbereiding
Slechte voorbereiding resulteert vaak in een functioneringsgesprek met weinig diepgang, geen concrete acties en onbegrip. Het is daarom belangrijk om het gesprek ruim van te voren voor te bereiden. Zorg ervoor dat je altijd voor jezelf het doel helder hebt en dit ook voor ogen houdt. Of het nu gaat of je iemand wilt motiveren, een promotie wilt geven of eventueel een demotie. Zorg dat voor jezelf het doel helder is.
Een goede voorbereiding zit uiteraard ook aan de kant van de medewerker. Vraag ook of zij het gesprek goed willen voorbereiden. Geef de agendapunten van het gesprek tijdig aan en vraag of ze over de invulling alvast over na willen denken.
2. Het functioneringsgesprek is een opsomming van verbeterpunten
Een functioneringsgesprek is bedoeld om een medewerker te motiveren. Mochten er verbeterpunten zijn probeer deze dan vanuit een positieve kant benaderen. Het gaat erom dat je samen kijkt hoe deze punten in de toekomst verbeterd kunnen worden. Zorg dat de aandachtpunten in evenwicht zijn met de positieve feedback zodat de medewerker ook met een positief gevoel het gesprek verlaat.
3. Geen concrete afspraken
Zorg ervoor dat de afspraken die je samen maakt SMART zijn. De letters staan voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Specifiek door te beschrijven wat het gewenste eindresultaat is. Meetbaar door te formuleren op welke manier u, samen met de werknemer, kunt bepalen of het gewenste doel gerealiseerd is. Een afspraak moet ook acceptabel zijn voor de ander. Daarnaast is het belangrijk de realiteit onder ogen te zien: als u een bepaalde inspanning vraagt van uw medewerker, moet het voor hem of haar ook mogelijk zijn om deze inspanning binnen de besproken tijdmarge te leveren. Waarmee we komen aan het aspect ‘tijdgebonden’: zonder een tijdslimiet te stellen worden alle afspraken een stuk minder waardevol.
4. De verkeerde vragen
Zorg dat je in het gesprek vooral open vragen stelt. Veel mensen zijn geneigd om alleen maar vragen te stellen waar de ander met ja of nee op kan antwoorden. Op die manier ontneem je de ander de kans om meer diepte te geven aan een antwoord. Ook geeft dat weer input om op door te vragen en op die manier ook meer uit een functioneringsgesprek te halen.
Lees ook: Functioneringsgesprekken komend jaar: we gaan het anders doen
5. Onduidelijke opbouw van het functioneringsgesprek
Een goede opbouw bestaat minimaal uit de volgende fasen:
Inleiding
In deze fase stelt u als het ware samen met uw gesprekspartner de agenda op. Vergeet hierbij niet te vragen of de medewerker nog punten in wil brengen!
Feedback
Vraag hoe de medewerker sinds jullie vorige gesprek in zijn werksituatie staat. Geef vervolgens uw feedback. Denk eraan om zowel positieve als negatieve feedback te geven.
Actieplan
Bepaal de aandachtspunten waar nu actie op moet worden ondernomen. Welke aandachtpunten gaat de medewerker direct proberen te veranderen en hoe gaat hij dit praktisch aanpakken. Laat de medewerker zo veel mogelijk zelf met ideeën komen.
Proefafsluiting
Controleer of de medewerker de feedback en het actieplan heeft begrepen en geaccepteerd. Vraag of er nog andere zaken zijn die de medewerker wil bespreken.
Afsluiting
Vat gemaakte afspraken (SMART) samen. Geef aan wat de vervolgacties zijn. Bedank de medewerker voor het gesprek. Eindig met een motiverende opmerking.
6. Geen schriftelijke vastlegging
Zorg er altijd voor dat een functioneringsgesprek ook wordt vastgelegd in een verslag. Jij schrijft dit verslag met hierin de acties en wat er is overeengekomen. Laat de medewerker het verslag lezen en akkoord geven op de inhoud. Mocht de werknemer het niet eens zijn met de inhoud of onderdelen hiervan dan vindt er een gesprek plaats om dit te bespreken. Het uiteindelijke verslag vormt de basis voor het volgende gesprek.
Bovenstaande punten geven een leidraad om meer uit een functioneringsgesprek te halen. Dit alles met als uiteindelijke doel gemotiveerde medewerkers. Wil je meer weten over hoe je deze gesprekken in kunt zetten voor de groei van jouw bedrijf? We komen graag een keer bij je langs.
groet,
Sheila