Als ondernemer in het MKB sta je voor de uitdaging om, zeker in de huidige overspannen arbeidsmarkt, te zorgen voor een productieve en gezonde werkomgeving. Een belangrijke (maar vaak onderbelichte) factor hierin is psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Een goed PSA beleid ziet niet alleen op stress en werkdruk, maar ook op ongewenst gedrag (zoals pesten, discriminatie of intimidatie). Ongewenst en grensoverschrijdend gedrag kan leiden tot stijgend ziekteverzuim en dalende productiviteit. Een vertrouwenspersoon kan hierin veel betekenen. In deze blog vertellen we je waarom.
Het belang van PSA-beleid en de RI&E
Allereerst is het belangrijk om te weten dat elke werkgever verplicht is om een RI&E (Risico-Inventarisatie & Evaluatie) uit te voeren. Dit is een waarin je de risico’s binnen je bedrijf in kaart brengt en de maatregelen beschrijft om die risico’s te beperken. Daarover lees je meer in dit artikel: Een RI&E opstellen, 5 tips.
Een van die risico’s die je in een RI&E moet benoemen is de psychosociale arbeidsbelasting (PSA) als gevolg van stress, pesten of intimidatie. De gevolgen hiervan kunnen ernstig zijn en daardoor ook flinke kosten meebrengen. Wanneer een pestgeval uit de hand loopt, kunnen de kosten hiervan zelfs oplopen tot zo’n € 45.000.
Hoewel het hebben van een RI&E en PSA-beleid wettelijk verplicht is, is het op dit moment nog niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Het wetsvoorstel dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht stelt voor bedrijven met meer dan 10 medewerkers ligt op dit moment nog bij de Eerste Kamer. Toch is het wel slim om er wel alvast een te hebben. Waarom? Daar gaan we nu verder op in.
(Nog) niet verplicht, maar hierom wel alvast heel verstandig
- Door nu alvast te investeren in een vertrouwenspersoon, bereid je jouw bedrijf voor op de toekomst en creëer je tegelijkertijd een veilige basis voor je medewerkers.
- Als ondernemer wil je dat je medewerkers zich veilig voelen op de werkvloer. Een vertrouwenspersoon biedt ze de mogelijkheid om problemen of ongewenst gedrag anoniem en vertrouwelijk te bespreken. Denk aan situaties zoals pesten, intimidatie of werk gerelateerde stress.
- Door individuele zaken in een vroegtijdig stadium bespreekbaar te maken en waar mogelijk op te lossen, helpt een vertrouwenspersoon hoge kosten voor verzuim en juridische procedures te voorkomen.
- Doordat een vertrouwenspersoon trends in meldingen kan signaleren en anoniem aan jou kan rapporteren komen structurele problemen eerder aan het licht.
Wat doet een vertrouwenspersoon precies?
Een vertrouwenspersoon is er om naar medewerkers te luisteren en hen te begeleiden bij problemen op het werk. Deze verzorgt de eerste opvang van medewerkers die zijn lastiggevallen en hulp of advies nodig hebben. Dit kan gaan van een eenmalig gesprek en nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is, tot begeleiding bij klachtenprocedures. Daarnaast kan een vertrouwenspersoon onder meer doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, zoals een mediator, voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag en adviseren over het verbeteren van het werkklimaat.
Kies je voor een interne of een externe vertrouwenspersoon?
Als je een vertrouwenspersoon gaat aanstellen heb je twee opties: een interne of externe vertrouwenspersoon. Beide hebben hun eigen voordelen:
Interne vertrouwenspersoon
Een interne vertrouwenspersoon kan voordelig zijn, omdat deze persoon bekend is met de bedrijfscultuur en de collega’s deze persoon kennen. Daardoor is een interne vertrouwenspersoon een laagdrempelige en toegankelijke oplossing. Wel zal de collega moeten kunnen vrijmaken voor deze taak, vraagt het om training en kan het soms lastig zijn om de rol neutraal uit te voeren. Medewerkers kunnen aarzelen om met een collega te praten over gevoelige onderwerpen.
Externe vertrouwenspersoon
Het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon heeft een paar voordelen. Medewerkers voelen zich vaak veiliger om hun verhaal te doen bij iemand van buitenaf, zeker binnen kleinere bedrijven. Ze hoeven zich geen zorgen te maken over roddels of bang te zijn dat hun verhaal bij de verkeerde persoon terechtkomt. Bovendien is een externe vertrouwenspersoon onafhankelijk en ervaren in het begeleiden van gevoelige kwesties. Dat is voor iedereen prettig. Via een arbodienstverlener of HR-bureau is een externe vertrouwenspersoon meestal eenvoudig te regelen. Let wel op: een externe vertrouwenspersoon kent de organisatie soms minder goed en kan minder zichtbaar zijn voor medewerkers.
Vertrouwenspersoon aanstellen: hoe ga je te werk?
Overweeg jij een vertrouwenspersoon aan te stellen? Slimme keuze. Hiermee laat je als werkgever zien dat je om je medewerkers geeft – en dat betaalt zich terug in een prettige werksfeer en gezonde, betrokken medewerkers.
Maar we kunnen ons ook voorstellen dat je niet weet waar je moet beginnen. Daarom hebben wij een whitepaper voor je samengesteld. Hierin vind je meer informatie over de taken van een vertrouwenspersoon en met welke kosten je rekening moet houden als je kiest voor een externe vertrouwenspersoon.
Maar we hebben er ook een handig stappenplan én een checklist voor je opgesteld, waarmee je zorgt voor een snelle, efficiënte en effectieve aanstelling van jouw vertrouwenspersoon.
Wil je hier meer over weten? Neem gerust contact met ons op, we komen graag langs om de mogelijkheden te bespreken.
Groet,
Sheila