Je bedrijf is aan het groeien. Wat goed! Dit betekent dat je regelmatig nieuw personeel aanneemt. Maar met al die nieuwe medewerkers krijg je er ook steeds meer administratieve verplichtingen bij. Ook moet je voldoen aan allerlei wet- en regelgeving. Maar hoe werkt dat eigenlijk, de personeelsadministratie? Wat mag je bijhouden, wat niet? En hoe lang mag je die gegevens bewaren? Je leest het in dit artikel.
Personeelsadministratie
Als je personeel in dienst hebt, ben je wettelijk verplicht om een aantal zaken bij te houden, zoals de salarisadministratie en een personeelsdossier. Dit personeelsdossier kent een aantal verplichte onderdelen. Daarnaast is het – als je toch bezig bent – wel zo handig en overzichtelijk om een aantal andere zaken in het personeelsdossier op te nemen. Je kunt dan altijd nagaan wat je met de betreffende medewerker hebt afgesproken.
Verplichte onderdelen personeelsadministratie
In de personeelsadministratie moet je van iedere medewerker de volgende informatie/documenten opnemen:
- NAW-gegevens en het Burger Service Nummer (BSN)
- een kopie van het identiteitsbewijs
- de functie en functieomschrijving
- de getekende arbeidsovereenkomst met de arbeidsvoorwaarden en eventuele andere bijlagen (zoals een concurrentie-, relatie- en/of geheimhoudingsbeding)
- verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen
- aantekeningen van waarschuwingen en verbeterplannen
- scholingsafspraken
- afspraken over loonwijzigingen en eventuele bonussen
Niet verplicht, maar wel handig
- salarisgegevens
- de verlof- en verzuimregistratie
- afspraken over verstrekte devices (laptop, tablet, telefoon)
- afspraken over een eventuele auto of fiets van de zaak
- de pensioenregeling
Tip: Medewerkers hebben het recht om hun eigen personeelsdossier in te zien. Wees je hiervan bewust als je notities maakt en verslagen toevoegt.
Dit mag je niet opnemen in de personeelsadministratie
Er is ook informatie die je niet mag opnemen in de personeelsadministratie, zoals informatie over iemands:
- strafrechtelijk verleden
- seksuele geaardheid
- ras of geloofsovertuiging
- politieke voorkeur
- lidmaatschap van een vakbond
Ook mag je geen medische gegevens bijhouden. Dit betekent dat je niet mag bijhouden wat de aard of oorzaak is van iemands ziekte. In de verzuimregistratie mag je alleen bijhouden hoe vaak en hoe lang iemand ziek is.
Lees ook: 6 redenen om de salarisadministratie uit te besteden
Bewaartermijnen
De documenten en gegevens uit de personeelsadministratie mag je niet eindeloos bewaren. Je bent namelijk gebonden aan verschillende wettelijke bewaartermijnen:
- Voor personeel dat nog in dienst is, moet je de personeelsadministratie op grond van de AVG periodiek toetsen en updaten.
- Gaat een medewerker uit dienst? Dan geldt er voor fiscaal relevante gegevens een bewaartermijn van 7 jaar. Voor andere gegevens geldt een bewaartermijn van 5 of 2 jaar.
En hoe zit het met gegevens van sollicitanten?
Heb je een sollicitant niet aangenomen? Dan moet je zijn/haar sollicitatiegegevens (motivatiebrief, cv en correspondentie) binnen 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure vernietigen. Met toestemming van de sollicitant mag je deze gegevens een jaar bewaren.
Jouw personeelsadministratie uitbesteden? Laat Penosa je helpen!
Het opzetten en bijhouden van je personeelsadministratie is best een klus. De tijd en energie die je hierin moet stoppen, kun je niet gebruiken voor datgene wat je het liefste doet: ondernemen! Heb je er dus al eens over nagedacht om je personeelsadministratie uit te besteden?
Penosa helpt je graag met jouw personeelsadministratie. Dat doen we volledig digitaal,, snel en met kennis van zaken. Dat heeft twee voordelen: je weet zeker dat jouw personeelsadministratie altijd up-to-date is en je houdt tijd over om te ondernemen!
Spreek ik je snel?
groet,
Sheila