Als werkgever wil je je medewerkers optimaal faciliteren, maar de regels rondom de reiskostenvergoeding kunnen behoorlijk ingewikkeld zijn. Hoe zorg je ervoor dat je in 2025 alles goed regelt en niet voor verrassingen komt te staan? In deze blog helpen we je grip te krijgen op de reiskostenvergoeding en jouw reiskostenregeling.
Reiskostenvergoeding, welke opties heb je?
Als werkgever mag je je medewerkers een onbelaste reiskostenvergoeding geven, zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke reizen. Sterker nog, als er in de cao, arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek afspraken staan over reiskosten, ben je dit zelfs verplicht.
Maar zoveel medewerkers, zoveel voorkeuren. De één komt met eigen auto, de ander komt met de trein of lekker op de (elektrische) fiets. Welke opties heb je dan zoal voor de reiskostenvergoeding?
- een variabele reiskostenvergoeding
- een vaste reiskostenvergoeding
- een vergoeding voor kosten van het openbaar vervoer
We lichten ze hieronder voor je toe.
Reiskosten per kilometer in 2025
Het onbelaste kilometertarief in 2025 is € 0,23 per kilometer. Of het nu gaat om woon-werkverkeer of zakelijke kilometers, dit tarief is je vaste kompas voor reizen met bijvoorbeeld de auto, fiets of ‘benenwagen’. Je kunt ervoor kiezen om pas boven een bepaalde drempel (bijvoorbeeld 10 km) te gaan vergoeden, maar je mag ook ‘van deur tot deur’ vergoeden. Je mag overigens ook meer vergoeden dan die € 0,23 per kilometer. Het meerdere wordt dan wel beschouwd als loon, waarover je loonheffingen moet betalen (dit ligt weer anders als je hierbij gebruik maakt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR), maar dat voert te ver voor dit artikel).
Variabele reiskostenvergoeding
Een ‘variabele’ reiskostenvergoeding is handig als je medewerkers niet altijd hetzelfde vervoermiddel gebruiken en/of op verschillende dagen naar verschillende locaties reizen. Nadeel is wel dat je medewerkers dan een rittenadministratie moeten bijhouden en hun reiskosten moeten declareren.
Vaste reiskostenvergoeding
Je kunt ook kiezen voor een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding. Handig, want de woon-werkafstand van de meeste medewerkers verandert niet vaak.
Als een medewerker minimaal 128 dagen naar een vaste werkplek reist, mag je een maandelijkse vaste reiskostenvergoeding betalen. Een locatie telt als vaste werkplek als je medewerker hem meer dan 40 keer per kalenderjaar bezoekt. Je mag dan kiezen voor een vaste vergoeding, berekend over 214 dagen (dit is de 128 dagenregeling, waarover we in een volgend blog meer vertellen). Dit geldt voor een full time medewerker. Voor een parttimer bereken je het aantal dagen naar rato.
Tip: tegenwoordig werken veel medewerkers deels thuis. Daarvoor mag je een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van maximaal € 2,40 per dag. Maar je mag niet voor dezelfde dag een thuiswerk- en een reiskostenvergoeding betalen.
Openbaar vervoer: slim vergoed
Als jouw medewerkers met het openbaar vervoer reizen, heb je naast een kilometervergoeding nog de keuze voor twee andere opties:
- een belastingvrije vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten
- het verstrekken van een ov-kaart (een abonnement of OV jaarkaart)
Het voordeel van deze laatste optie is dat de medewerker deze ook privé mag gebruiken.
Tip: controleer regelmatig of het abonnement nog past bij het reis- en thuiswerkgedrag van je medewerkers.
Lees ook: ‘Fiets van de zaak? 4 opties voor werkgevers’
Let op bij verhuizing of ziekte
Een belangrijke tip is om regelmatig te controleren of de reiskostenvergoeding nog klopt, bijvoorbeeld na een verhuizing of bij ziekte van een medewerker.
Bij een verhuizing moet je de reiskostenvergoeding binnen zes weken aanpassen. Met onze software gaat dit overigens met één druk op de knop. Bij ziekte mag je reiskosten tot zes weken doorbetalen. Daarna wordt het gezien als loon, tenzij het gaat om aantoonbaar doorlopende kosten voor abonnementen die niet tijdelijk stopgezet kunnen worden.
Reiskostenvergoeding: praktische tips
Tot slot geven we je nog een paar praktische tips voor jouw reiskostenregeling:
- Begin met duidelijk beleid: bepaal eerst hoe je reiskostenregeling eruit moet zien. Denk na over vragen als: wie komt in aanmerking voor welke vergoeding? Welke vergoeding geef je per kilometer? Wil je werken met een drempelbedrag? En hoe ziet ons declaratiebeleid eruit?
- Houd wel rekening met uitzonderingen: sommige medewerkers/functies hebben misschien specifieke afspraken of specifieke wensen. Hoe houd je daar rekening mee en hoe communiceer je daarover? Dit voorkomt misverstanden en houdt het transparant.
- Automatiseer je reiskostenregeling met slimme software: het bijhouden en verwerken van reiskostendeclaraties kan administratief intensief zijn. Gelukkig zijn er online tools beschikbaar die dit proces vereenvoudigen, voor zowel de medewerkers als voor jouzelf. Bovendien verklein je met deze tools de kans op fouten.
- Evalueer je reiskostenregeling elk jaar.
Vragen? Stel ze aan Penosa!
Met deze inzichten zorg je ervoor dat je reiskostenvergoeding in 2025 goed geregeld is. Twijfel je ergens over? Of ben je benieuwd hoe wij met onze software jouw reiskostenregeling efficiënt beheren én automatiseren? Neem dan gerust contact met ons op. We staan voor je klaar!
Groet,
Sheila