HR KENNISBANK

Het personeelshandboek: wat kan je er nog meer in regelen?

Het personeelshandboek: wat kan je er nog meer in regelen? cover

Het personeelshandboek is een van de handigste HR-hulpmiddelen om te zorgen voor duidelijkheid, structuur en consistentie binnen een organisatie. Daarnaast beschermt het je bedrijf en helpt het bij het opbouwen van een sterke cultuur. In een eerdere blog ging ik in hoofdlijnen in op de afspraken die een personeelshandboek op zijn minst moet bevatten. Dit keer vertel ik je wat je er als werkgever nog meer in kunt regelen.

De extra’s in een personeelshandboek

Naast belangrijke basisafspraken zoals huis- en gedragsregels, richtlijnen over salaris, overwerk en compensatie en afspraken over vakantiedagen, verlof en feestdagen, kun je in het personeelshandboek nog meer afspraken vastleggen. Die afspraken kunnen gaan over:

  1. Bijzondere verlofregelingen
  2. Autoregeling
  3. Telefoonregeling
  4. Mobiliteitsbudget
  5. Moderne of groene arbeidsvoorwaarden

1. Bijzondere verlofregelingen

De meeste vormen van verlof zijn wettelijk vastgelegd. Voor bijzonder verlof geldt dit niet. Het kan wel handig zijn voor je bedrijf om hierover afspraken neer te leggen in het personeelshandboek. Denk hierbij aan afspraken over een bruiloft, begrafenis, verhuizing of doktersbezoek.

  • Gaat een van je medewerkers trouwen? Dan is het gebruikelijk om twee tot vier dagen verlof te geven. Gaat een naast familielid van je medewerker trouwen? Dan is één verlofdag gebruikelijk.
  • Overlijdt een partner of ouder (bloed- of aanverwant in de 1e graad) van een medewerker? Dan is 4 dagen verlof gebruikelijk. Bij bloed- en aanverwanten in de 2e graad is 2 dagen gebruikelijk, en bloed- en aanverwanten in de 3e en 4e graad is één dag gebruikelijk.
  • Voor een verhuizing is het geven van 2 “verhuisdagen” gebruikelijk.

Over het algemeen kun je voor de verschillende soorten verlof aansluiten bij wat de cao’s daarover bepalen. Het is altijd goed om daarbij voor jezelf na te gaan wat goed voelt en redelijk is in de specifieke situatie.

Lees ook: Ziek kind: hoe zit het ook alweer met kortdurend zorgverlof?

2. Autoregeling

Een auto van de zaak is voor sommige functies noodzakelijk, en kan voor andere functies een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde zijn. Als werkgever kun je auto’s leasen. Je betaalt dan de kosten van de lease, en in veel gevallen ook de brandstof via een tankpas. Het personeelshandboek is een goede plek om de autoregeling in vast te leggen. Afspraken die je hierin kunt meenemen zijn bijvoorbeeld voor welke functies de autoregeling geldt, welk merk, hoeveel kilometers en welke normbedragen daarbij worden gehanteerd.

Lees ook: Auto van de zaak: waar moet je als werkgever op letten?

3. Telefoonregeling

Ook een telefoon van de zaak vormt voor veel medewerkers een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. In het personeelshandboek kun je in een telefoonregeling regels vastleggen over bijvoorbeeld het gebruik, onderhoud en teruggave bij einde dienstverband. De fiscale regels die hiervoor gelden vind je tegenwoordig heel gemakkelijk terug in de werkkostenregeling van de Belastingdienst.

4. Mobiliteitsbudget

Als werkgever kun je ook een mobiliteitsbudget voor je medewerkers beschikbaar stellen. Dit geldt dan voor hun zakelijke mobiliteit/verkeer. Zij kunnen dit budget dan bijvoorbeeld inzetten wanneer zij naar een klant toe moeten reizen. Geven ze dit budget niet uit? Dan mogen ze het houden. Maar als het budget niet voldoende is, dan zal de rest uit eigen zak moeten worden betaald. Het is daarom verstandig om afspraken hierover vast te leggen in het personeelshandboek.

5. Moderne of groene arbeidsvoorwaarden

Het “standaardarbeidsvoorwaardenpakket” is tegenwoordig lang niet altijd meer voldoende om kandidaten over de streep te trekken. Daarom zie je dat werkgevers tegenwoordig steeds modernere arbeidsvoorwaarden aanbieden. Denk aan beloningsmodellen in de vorm van winstdeling, waarmee de prestaties en ontwikkelingen van medewerkers worden erkend. Of sportabonnementen, yogalessen of bootcamp met kantoor: arbeidsvoorwaarden die zien op de vitaliteit van medewerkers winnen steeds meer aan populariteit.

Daarnaast zijn ook groene arbeidsvoorwaarden steeds populairder. Deze vormen een mooie manier om medewerkers ook duurzamere (groenere) keuzes te laten maken. Bijvoorbeeld door het instellen van een fietsregeling waarbij werknemers een fiets van de zaak krijgen, zodat zij minder vaak de auto pakken. Dat is niet alleen beter voor het milieu, maar ook voor hun gezondheid.

Lees ook: Het belang van het personeelshandboek voor het MKB: praktische gids voor succes

Conclusie: het personeelshandboek is ook geschikt voor het vastleggen van aanvullende regelingen

We kunnen stellen dat het personeelshandboek uiterst geschikt is voor het vastleggen van aanvullende regelingen die binnen de organisatie gelden. Denk bijvoorbeeld aan de moderne of groene arbeidsvoorwaarden, die werkgevers ook nog eens aantrekkelijker maken voor de nieuwe generatie werkzoekenden.

We snappen dat al deze onderwerpen je misschien wat overrompelen. Misschien heb je nog helemaal geen personeelshandboek, of is het opstellen van een personeelshandboek een uitdaging voor jouw bedrijf. Geen zorgen! Penosa staat klaar om te helpen. Neem gerust contact met ons op voor professioneel advies en ondersteuning. Samen zorgen we voor een goed gestroomlijnde HR-structuur!

Groet,

Sheila

sheila@penosa.nl