Een personeelshandboek: geen extraatje, maar een essentieel instrument voor MKB-bedrijven. In mijn vorige blog vertelde ik je meer over het belang van een personeelshandboek voor het MKB. Het zorgt voor duidelijkheid en structuur, zorgt voor consistentie, beschermt je bedrijf en helpt bij het opbouwen van een sterke cultuur. Kortom, een investering die zichzelf terugbetaalt in groei, efficiëntie en succes op lange termijn. In deze blog vertellen we je welke onderwerpen echt niet mogen ontbreken in jouw personeelshandboek.
De inhoud van een personeelshandboek
Het handige van een personeelshandboek is dat je ervoor zorgt dat je specifieke afspraken over arbeidsvoorwaarden niet met elke werknemer afzonderlijk hoeft af te spreken. Door in de arbeidsovereenkomst vast te leggen dat het personeelshandboek daar integraal onderdeel van uitmaakt, gaan werknemers met het tekenen van de arbeidsovereenkomst ook akkoord met de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden die dat handboek staan opgenomen.
Het is daarom belangrijk dat je de inhoud van het personeelshandboek zorgvuldig vormgeeft. In hoofdlijnen bevat een personeelshandboek in ieder geval afspraken over de volgende onderwerpen:
- huis- en gedragsregels
- richtlijnen over salaris, overwerk en compensatie
- afspraken over vakantiedagen, verlof en feestdagen
- veiligheidsregels
- afspraken over ziekte en verzuim
- regels rondom de beëindiging van het dienstverband
1. Huis- en gedragsregels
Denk bij huis- en gedragsregels aan afspraken die binnen jouw bedrijf gelden rondom agressie, geweld en seksuele intimidatie, het gebruik van alcohol en drugs, roken, diefstal en het gebruik van social media. Het is belangrijk om duidelijk vast te leggen welk gedrag wel en niet wordt getolereerd, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Lees ook: ‘Relatie op de werkvloer? Zorg voor duidelijkheid en balans’
2. Richtlijnen over salaris, overwerk en compensatie
Het kan handig zijn, zeker binnen het MKB, om met salarisschalen te werken. Dit voorkomt scheve ogen en biedt duidelijkheid. Deze salarisschalen kun je vastleggen in het personeelshandboek, samen met regels over overwerk en eventuele compensatie daarvoor.
3. Afspraken over vakantiedagen, verlof en feestdagen
Jouw werknemers hebben wettelijk recht op vakantiedagen, deze leg je vast in de arbeidsovereenkomst. Is er een cao van toepassing? Dan zou het zomaar kunnen dat jouw werknemers op grond daarvan recht hebben op bovenwettelijke vakantiedagen. Het is handig om alle afspraken hierover te centreren in het personeelshandboek. Je kunt hier ook gelijk de procedure van vrij vragen in vastleggen, net als afspraken over het laten uitbetalen van vakantiedagen, het wel of niet werken tijdens bepaalde feestdagen en hoe het zit met aanvragen voor bijzonder verlof (zoals zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof).
Lees ook: ‘Ziek kind: hoe zit het ook alweer met kortdurend zorgverlof?’
4. Veiligheidsregels
Als werkgever ben je op grond van de Arbowet verplicht een RI&E (Risico-Inventarisatie & Evaluatie) uit te over en PSA-beleid (Psychosociale arbeidsbelasting) in te stellen. Hierin beschrijf je de belangrijkste veiligheids- en gezondheidsrisico’s. De belangrijkste maatregelen kun je opnemen in het personeelshandboek.
5. Afspraken over ziekte en verzuim
Wat nu als er een werknemer ziek wordt en uitvalt? Het is handig om de geldende regels daarover vast te leggen in een verzuimprotocol. Neem alle stappen, van ziekmelding tot betermelding, mee in het personeelshandboek. Zo kunnen jouw werknemers duidelijk terugvinden hoe zij zich ziek moeten melden en welke stappen zij daarna kunnen verwachten.
6. Regels rondom de beëindiging van het dienstverband
Het is ook belangrijk om afspraken vast te leggen over wat er gebeurt als het dienstverband van een werknemer eindigt. Waar moeten bedrijfseigendommen, zoals laptops, telefoons en toegangspassen, worden ingeleverd? Wat gebeurt er met de mailbox en wachtwoorden? Zo voorkom je dat belangrijke bedrijfsinformatie op straat komt te liggen.
Lees ook: ‘10 tips voor jouw eigen unieke personeelshandboek’
Conclusie: benoem deze onderwerpen in jouw personeelshandboek
Als je bovenstaande onderwerpen meeneemt in het personeelshandboek, dan kom je al een heel eind. Deze onderwerpen vormen de basis, en het is aan te raden deze in ieder geval te behandelen. Uiteraard kan je nog veel meer onderwerpen opnemen in het personeelshandboek. Voorbeelden zijn regels over studiekostenregelingen, pensioenregelingen, geheimhouding, richtlijnen over uiterlijke verzorging en persoonlijke hygiëne en reglementen over het gebruik van bedrijfswagens en lease-auto’s. Het is maar net welke regelingen binnen jouw bedrijf allemaal van toepassing zijn.
We snappen dat al deze onderwerpen je misschien wat overrompelen. Misschien heb je nog helemaal geen personeelshandboek, of is het opstellen van een personeelshandboek een uitdaging voor jouw bedrijf. Geen zorgen! Penosa staat klaar om te helpen. Neem gerust contact met ons op voor professioneel advies en ondersteuning. Samen zorgen we voor een goed gestroomlijnde HR-structuur!
Groet,
Sheila